Beim Wohnungskauf entscheidet sich der teuerste Teil des Risikos nicht bei der Besichtigung, sondern in einem Stapel Papier, den niemand von sich aus herausgibt. Der Kaufpreis steht im Exposé, die monatliche Belastung im Wirtschaftsplan, und beides lässt sich in zehn Minuten erfassen. Was eine Wohnung wirklich kostet, steht dagegen verteilt auf gut ein Dutzend Dokumente, von denen mehrere gar nicht dem Verkäufer gehören, sondern der Hausverwaltung.
Als einzige Liste, die man irgendwann vor dem Notartermin abhakt, taugen diese Unterlagen nicht. Du brauchst sie in drei getrennten Wellen, weil drei verschiedene Stellen sie zu drei verschiedenen Zeitpunkten sehen wollen. Vor der zweiten Besichtigung entscheidest du selbst, ob die Wohnung überhaupt in die engere Wahl kommt. Vor dem Finanzierungsantrag entscheidet die Bank, ob sie das Objekt beleiht. Vor der Beurkundung entscheidet der Notar, ob er den Vorgang so protokollieren kann.
Diese Reihenfolge ist kein formaler Ablauf, sondern eine Kostenfrage. Wer die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft erst kurz vor dem Notartermin liest, hat die Finanzierung bereits beantragt und meistens auch schon zugesagt bekommen, und ein Rückzieher zu diesem Zeitpunkt fühlt sich teurer an, als er ist. Wer dieselben Papiere vier Wochen früher anfordert, verhandelt mit ihnen statt gegen sie.
Kurz gesagt: Die Unterlagen entscheiden über einen Betrag, der im Kaufpreis nirgends auftaucht. Zwei Wohnungen zum selben Preis von 340.000 Euro unterscheiden sich um 35.588 Euro, sobald die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft auf dem Tisch liegen. Der häufigste Fehler ist, sich mit dem Exposé und dem letzten Versammlungsprotokoll zufriedenzugeben, denn eine bereits beschlossene Sanierung steht dort nicht zwangsläufig drin. Fordere die Papiere in drei Wellen an, nämlich vor der zweiten Besichtigung, vor dem Finanzierungsantrag und vor der Beurkundung.
Welche Unterlagen brauchst du beim Wohnungskauf wirklich?
Für eine Eigentumswohnung im Bestand kommen gut ein Dutzend Dokumente zusammen, und sie zerfallen in drei Gruppen mit ganz unterschiedlicher Beschaffungslogik. Die erste Gruppe stammt aus öffentlichen Registern, also Grundbuchauszug, Aufteilungsplan und im Zweifel eine Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis. Diese Papiere sind zuverlässig, sie kosten wenig, und du kommst bei Bedarf auch ohne den Verkäufer an sie heran.
Die zweite Gruppe gehört der Eigentümergemeinschaft, nämlich Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, Wirtschaftsplan, die letzten Jahresabrechnungen, der Stand der Erhaltungsrücklage, die Versammlungsprotokolle und die Beschluss-Sammlung. Diese Unterlagen sind die teuersten in ihrer Wirkung und zugleich die schwersten in der Beschaffung, weil sie bei der Hausverwaltung liegen und ein Kaufinteressent dort keinen eigenen Anspruch hat.
Die dritte Gruppe beschreibt das Objekt selbst, also Grundriss, Wohnflächenberechnung, Energieausweis, eine Übersicht der durchgeführten Sanierungen und bei einer vermieteten Einheit der laufende Mietvertrag. Diese Papiere gehören dem Verkäufer, und wenn sie fehlen, ist das seltener böse Absicht als schlichte Unordnung. Genau deshalb lohnt es sich, sie früh und schriftlich anzufordern, weil die Beschaffung Wochen dauern kann.
Welche Unterlagen musst du schon zur Besichtigung sehen?
Zur Besichtigung gehören der Energieausweis, ein maßstäblicher Grundriss und die Wohnflächenberechnung, und diese drei kosten dich keine Verhandlung. Den Energieausweis muss der Verkäufer oder der Makler dir nach § 80 Absatz 3 des Gebäudeenergiegesetzes spätestens bei der Besichtigung vorlegen, und nach dem Vertragsschluss ist er dir unverzüglich zu übergeben. Findet gar keine Besichtigung statt, gilt dieselbe Pflicht auf dein Verlangen hin. Wer an dieser Stelle ausweicht, weicht dir später bei jedem anderen Dokument ebenfalls aus.
Beim Energieausweis selbst zählt zuerst die Art. Ein Bedarfsausweis rechnet den Zustand des Gebäudes durch, ein Verbrauchsausweis bildet nur ab, wie viel die bisherigen Bewohner geheizt haben, und beide sind nach dem Gesetz zulässig. Ein sparsamer Einzelbewohner in einem schlecht gedämmten Haus erzeugt damit einen freundlichen Kennwert, der dir über die Bausubstanz wenig sagt. Zehn Jahre ab Ausstellung ist ein Ausweis gültig, sodass ein Dokument aus dem Jahr 2017 zwar noch zählt, aber eine seither erfolgte Sanierung nicht abbildet.
Die Wohnflächenberechnung ist das zweite Papier, das in dieser Phase Geld bewegt. Vergleiche die dort ausgewiesene Fläche mit der Angabe im Exposé und mit den Maßen im Aufteilungsplan, denn Balkone, Dachschrägen und Kellerräume werden je nach Grundlage unterschiedlich angerechnet. Weicht die tatsächliche Fläche um vier Quadratmeter nach unten ab, zahlst du bei einem Quadratmeterpreis von 4.400 Euro genau 17.600 Euro für Fläche, die es nicht gibt. Diese Zahl gehört in die Verhandlung und nicht in die Kategorie der kleinen Ungenauigkeiten.
Was steht im Grundbuchauszug und was kostet er?
Der Grundbuchauszug beantwortet drei Fragen, und jede davon kann einen Kauf beenden. Das Bestandsverzeichnis und die erste Abteilung sagen dir, welche Einheit überhaupt verkauft wird und wer als Eigentümer eingetragen ist, was bei Erbengemeinschaften und nach Scheidungen regelmäßig von der Darstellung im Exposé abweicht. Die zweite Abteilung führt die Lasten und Beschränkungen, also Wegerechte, Nießbrauch, Wohnrechte und Vormerkungen. Die dritte Abteilung zeigt die Grundpfandrechte, meist die Grundschuld der finanzierenden Bank des Verkäufers.
Ein Ausdruck aus dem Grundbuch kostet nach Nummer 17000 des Kostenverzeichnisses zum Gerichts- und Notarkostengesetz 10 Euro, ein amtlicher Ausdruck oder eine beglaubigte Kopie nach Nummer 17001 20 Euro. Für die Einsicht brauchst du ein berechtigtes Interesse, und eine ernsthafte Kaufabsicht mit einer Bestätigung des Verkäufers wird dafür üblicherweise anerkannt. Angesichts dieser Beträge gibt es keinen vernünftigen Grund, sich mit einer Kopie aus dem Jahr des Voreigentümers zufriedenzugeben.
Ein Eintrag in Abteilung II verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er dauerhaft an der Wohnung hängt und den Wert unabhängig vom Zustand der Räume drückt. Ein eingetragenes lebenslanges Wohnrecht zugunsten eines Angehörigen des Verkäufers macht eine Eigennutzung unmöglich, solange die berechtigte Person lebt. Die Einträge in Abteilung III dagegen lösen sich im Normalfall im Kaufvertrag auf, weil die Bank des Verkäufers gegen Zahlung eine Löschungsbewilligung erteilt und der Notar diesen Ablauf steuert. Was dich beunruhigen sollte, sind Lasten in Abteilung II, nicht Grundschulden in Abteilung III.
Welche Unterlagen zeigen dir die laufenden Kosten?
Die laufenden Kosten stehen im Wirtschaftsplan und in den Jahresabrechnungen, und beide Dokumente schreibt das Gesetz vor. Nach § 28 des Wohnungseigentumsgesetzes stellt die Verwaltung einen Wirtschaftsplan mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben auf, und nach dem Ende des Wirtschaftsjahres folgt die Jahresabrechnung über eben diesen Plan. Verlange beide, und zwar den laufenden Plan und die Abrechnungen der letzten zwei Jahre, weil erst der Vergleich zeigt, ob die Gemeinschaft ihre Kosten realistisch ansetzt oder Jahr für Jahr nachfordern muss.
Der Wirtschaftsplan nennt dir das Hausgeld, und dieser Betrag ist keine einheitliche Größe. Ein Teil davon sind Betriebskosten, die du bei einer vermieteten Wohnung weitergeben kannst, ein anderer Teil bleibt dauerhaft bei dir, wie unser Artikel zum Hausgeld bei Eigentumswohnungen im Einzelnen aufschlüsselt. Für die eigene Rechnung zählt allein der Teil, der bei dir hängen bleibt, und den kannst du zusammen mit Zins und Tilgung direkt im Rechner für die Eigennutzung gegen deine heutige Miete stellen.
Die dritte Zahl aus diesem Block ist der Stand der Erhaltungsrücklage. Das Gesetz verlangt in § 19 Absatz 2 Nummer 4 des Wohnungseigentumsgesetzes die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage, ohne eine Höhe festzulegen, und die Auslegung dieses Wortes trennt gut geführte Gemeinschaften von schlecht geführten. Ein Gebäude mit zwölf Parteien und einer Rücklage von 46.000 Euro hat rechnerisch keine einzige größere Maßnahme abgedeckt. Welche Größenordnung angemessen ist und woran du eine unterfinanzierte Gemeinschaft erkennst, steht in unserem Artikel zur Instandhaltungsrücklage.
Warum die Beschluss-Sammlung mehr verrät als das letzte Protokoll
Die Beschluss-Sammlung ist das Dokument, das über die größten Beträge entscheidet, und sie fehlt in fast jeder Unterlagenmappe. Nach § 24 Absatz 7 des Wohnungseigentumsgesetzes enthält sie den Wortlaut aller in Versammlungen verkündeten Beschlüsse, aller schriftlich gefassten Beschlüsse und der gerichtlichen Entscheidungen aus Beschlussklagen, jeweils fortlaufend nummeriert, datiert und mit einem Vermerk versehen, wenn ein Beschluss angefochten oder aufgehoben wurde. Geführt wird sie von der Verwaltung, und wo es keine Verwaltung gibt, vom Vorsitzenden der Versammlung.
Der Unterschied zum Protokoll ist der Zeitraum. Ein Protokoll bildet eine einzige Versammlung ab, und die drei Protokolle, die ein Verkäufer üblicherweise herausgibt, decken drei Jahre ab. Ein Beschluss über eine Strangsanierung, gefasst vor fünf Jahren und mangels Handwerkerkapazität bis heute nicht ausgeführt, taucht in diesen drei Protokollen nirgends auf. In der Beschluss-Sammlung steht er weiterhin, weil dort nur gestrichen wird, was aufgehoben wurde oder keine Bedeutung mehr hat.
An dieser Stelle wird die Beschaffung zum eigentlichen Problem. Einsicht in die Beschluss-Sammlung erhält nach dem Gesetz ein Wohnungseigentümer oder ein Dritter, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, und ein Kaufinteressent ist weder das eine noch das andere. Die Hausverwaltung wird eine direkte Anfrage deshalb regelmäßig ablehnen, und zwar zu Recht. Bitte den Verkäufer stattdessen um eine kurze schriftliche Ermächtigung, mit der du selbst bei der Verwaltung Einsicht nehmen und Kopien anfordern kannst. Ein Verkäufer, der eine saubere Gemeinschaft verkauft, unterschreibt sie ohne Zögern, und ein Zögern an dieser Stelle ist selbst eine Auskunft.
Welche Unterlagen verlangt die Bank für die Finanzierungszusage?
Die Bank prüft zwei Dinge getrennt voneinander, nämlich deine Zahlungsfähigkeit und die Werthaltigkeit des Objekts, und sie verlangt für beides eigene Unterlagen. Für die persönliche Seite brauchst du deinen Ausweis, die letzten drei Gehaltsabrechnungen, den aktuellen Einkommensteuerbescheid, Kontoauszüge der vergangenen Monate, eine Schufa-Auskunft und einen Nachweis über dein Eigenkapital. Bei Selbstständigen treten Jahresabschlüsse und betriebswirtschaftliche Auswertungen an die Stelle der Gehaltsabrechnungen, was den Vorlauf deutlich verlängert.
Für die Objektseite verlangen die Institute im Kern denselben Satz an Papieren, den du für dich selbst ohnehin brauchst:
- Aktueller Grundbuchauszug, in der Regel nicht älter als drei Monate
- Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, weil daraus der Miteigentumsanteil hervorgeht
- Grundriss und Wohnflächenberechnung, als Grundlage für die Wertermittlung
- Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und Stand der Erhaltungsrücklage, für die Bewirtschaftung
- Versammlungsprotokolle und Energieausweis, für anstehende Maßnahmen und den Zustand
- Exposé, Objektfotos und der Entwurf des Kaufvertrags
Die Institute wollen mit dem zweiten Block herausfinden, wie die Eigentümergemeinschaft wirtschaftet, ob größere Sanierungen anstehen und welche laufenden Kosten neben der Rate entstehen. Die Unterlagen, die deine eigene Prüfung tragen, sind damit zum überwiegenden Teil dieselben, die dein Finanzierungsantrag braucht. Wer sie vor der Besichtigungsrunde einsammelt, hat den Antrag in wenigen Tagen zusammen, statt drei Wochen auf die Hausverwaltung zu warten und die Zusage in die Nähe des Notartermins rutschen zu lassen.
Die Teilungserklärung nimmt in diesem Satz eine Sonderrolle ein, weil sie sowohl für die Bank als auch für dich selbst die zentrale Größe liefert, nämlich den Miteigentumsanteil. Er bestimmt deinen Anteil an jeder Ausgabe der Gemeinschaft und weicht häufiger von der Wohnfläche ab, als es die Verkaufsunterlagen vermuten lassen. Worauf du in dieser Urkunde im Einzelnen achtest, beschreibt unser Artikel zur Teilungserklärung.
Welche Unterlagen braucht der Notar und wie früh?
Der Notar braucht von dir überraschend wenig, nämlich einen gültigen Ausweis, deine Steueridentifikationsnummer, die Anschrift und bei einer Vertretung eine beglaubigte Vollmacht. Alles Weitere stammt vom Verkäufer und aus den Registern, und einen Teil davon holt der Notar selbst ein, etwa den aktuellen Grundbuchstand und die Auskunft zu gesetzlichen Vorkaufsrechten der Gemeinde. Diese Arbeitsteilung ist der Grund, warum die Beurkundung selten am Käufer scheitert und häufig an einer fehlenden Löschungsbewilligung der Verkäuferbank.
Wichtiger als die Liste ist die Frist. Bei einem Vertrag zwischen einem Unternehmer und einem Verbraucher soll der Notar darauf hinwirken, dass dir der beabsichtigte Vertragstext im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung vorliegt, so steht es in § 17 Absatz 2a des Beurkundungsgesetzes für beurkundungsbedürftige Verträge nach § 311b Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Wird die Frist unterschritten, ist der Grund dafür in der Urkunde festzuhalten. Nutze diese zwei Wochen, um den Entwurf gegen die Unterlagen zu halten, weil Flächenangaben, mitverkauftes Zubehör, der Zeitpunkt des Lastenwechsels und die Regelung zur Erhaltungsrücklage dort erstmals verbindlich formuliert sind.
Zum Notartermin gehört auch die Kostenseite, und die verteilt sich auf mehrere Empfänger. Notar und Grundbuchamt rechnen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz ab, die Grunderwerbsteuer richtet sich nach dem Bundesland, und eine Maklercourtage kommt gegebenenfalls hinzu. Was am Ende zusammenkommt, rechnest du in wenigen Minuten im Kaufnebenkosten-Rechner nach Bundesland durch, statt mit einer Faustformel zu arbeiten, die je nach Bundesland um mehrere Tausend Euro danebenliegt.
Was machst du, wenn eine Unterlage fehlt?
Halte zuerst schriftlich fest, welches Dokument fehlt, wer es beschafft und bis wann, denn eine mündliche Zusage im Besichtigungstermin ist im Streitfall nichts wert. Eine kurze Nachricht an den Makler mit einer nummerierten Aufstellung und einem konkreten Datum erledigt das in fünf Minuten und verschiebt zugleich die Beweislast. In der Praxis löst allein diese Nachricht einen erheblichen Teil der angeblich unauffindbaren Unterlagen aus.
Danach trennst du die fehlenden Papiere nach ihrer Ersetzbarkeit. Alles aus öffentlichen Registern bekommst du notfalls selbst, weil Grundbuchamt, Katasteramt und Bauamt auf Antrag Auskunft geben und die Gebühren dafür überschaubar bleiben. Die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft dagegen sind nicht ersetzbar, weil es sie nur einmal gibt und der Zugang über die Verwaltung führt. Fehlt hier etwas, hilft weder Geduld noch Recherche, sondern nur die Ermächtigung des Verkäufers.
Für die dritte Kategorie gilt eine klare Grenze. Fehlen Beschluss-Sammlung, Jahresabrechnung oder der Stand der Erhaltungsrücklage, dann gehört der Notartermin verschoben und nicht vorgezogen, denn das sind genau die Dokumente, in denen fünfstellige Beträge stecken. Ein Verkäufer, der auf einen schnellen Termin drängt und diese drei Papiere nicht liefert, verkauft dir ein Risiko, dessen Höhe du nicht kennst. Ein Termin lässt sich verschieben, ein beurkundeter Kaufvertrag nicht.
Was zwei Wohnungen zum gleichen Preis unterscheidet
Zwei Einheiten in vergleichbaren Häusern, beide 78 Quadratmeter, beide mit einem Miteigentumsanteil von 82/1.000 in einem Haus mit zwölf Parteien, zeigen im Exposé identische Zahlen. Der Unterschied entsteht erst, wenn die Unterlagen der Gemeinschaft dazukommen. Alle Werte sind gerundete Beispielwerte auf Basis eines einheitlichen Miteigentumsanteils.
| Position | Wohnung A | Wohnung B |
|---|---|---|
| Kaufpreis | 340.000 € | 340.000 € |
| Miteigentumsanteil | 82/1.000 | 82/1.000 |
| Hausgeld im Monat laut Wirtschaftsplan | 285 € | 285 € |
| Erhaltungsrücklage laut Jahresabrechnung | 210.000 € | 46.000 € |
| Beschlossene Maßnahme laut Beschluss-Sammlung | keine | Strangsanierung für 480.000 € |
| Nicht durch die Rücklage gedeckt | 0 € | 434.000 € |
| Dein Anteil daran | 0 € | 35.588 € |
| Rechnerischer Einstandspreis | 340.000 € | 375.588 € |
Beide Wohnungen kosten im Exposé dasselbe, und beide zeigen im Wirtschaftsplan dieselbe monatliche Belastung. Der gesamte Unterschied steht in zwei Dokumenten, die kein Verkäufer unaufgefordert mitschickt, und er entspricht gut zehn Prozent des Kaufpreises. Bei Eigentumswohnungen ist der Kaufpreis deshalb nicht die Zahl, die zwei Angebote vergleichbar macht.
In welcher Reihenfolge du die Unterlagen liest
Beginne mit der Beschluss-Sammlung und der letzten Jahresabrechnung, weil dort die größten Beträge stehen und weil beide am längsten in der Beschaffung dauern. Fordere sie deshalb schon nach der ersten Besichtigung an, zusammen mit der Ermächtigung des Verkäufers gegenüber der Hausverwaltung. Diese beiden Dokumente entscheiden häufiger über einen Rückzug als der bauliche Zustand der Wohnung, und sie entscheiden es früh genug, um Kosten zu vermeiden.
Im zweiten Schritt liest du Grundbuchauszug und Teilungserklärung nebeneinander, weil die eine Urkunde die Lasten zeigt und die andere den Verteilungsschlüssel. Prüfe dabei nur wenige Stellen wirklich genau, nämlich Abteilung II des Grundbuchs, den Miteigentumsanteil deiner Einheit, den Kostenverteilungsschlüssel der Gemeinschaftsordnung und die Zuordnung von Stellplatz oder Gartenfläche im Aufteilungsplan. Diese vier Punkte tragen den Großteil der langfristigen Kostenwirkung.
Erst danach kommen Wirtschaftsplan, Energieausweis, Grundriss und Wohnflächenberechnung an die Reihe, und mit diesem Satz ist zugleich der Finanzierungsantrag vollständig. Die Fragen an die Hausverwaltung, die aus dieser Lektüre entstehen, stellst du am besten gebündelt in einer einzigen Nachricht, weil eine Verwaltung auf eine strukturierte Anfrage sehr viel zuverlässiger antwortet als auf fünf einzelne. Sobald Hausgeld, Rücklagenstand und mögliche Sonderumlage auf dem Tisch liegen, wird aus den Unterlagen eine Rechnung, und die gehört gemacht, bevor der Notartermin steht. Rechne dein Objekt in wenigen Minuten durch — kostenlos und ohne Anmeldung.
